为什么需要外贸CRM？
外贸CRM的核心功能是客户管理，具体来说，包含了客户登记修改、跟进记录、客户分级分类、筛选查询等基础功能，及自动提醒、客户查重、客户公海、项目管理等扩展功能。不同于通用CRM的是，外贸CRM不仅仅在客户国别、信息设置上有所差异，而且更加重视邮件管理、海外社媒管理。
- 邮件管理方面，众所周知的Foxmail、Outlook等邮件客户端及各家邮箱服务商的官方客户端是在这方面做的较好的。外贸CRM厂商不仅仅要满足邮件收发的稳定性，还要跟客户管理结合起来。一方面，客户信息要显示在邮件管理中，另一方面，邮件要自动归集在客户跟进动态里，与手动跟进记录、社媒跟进记录一起组成客户跟进记录。
- 海外社媒包括WhatsApp、Linkedin、Facebook等，这些是外贸人员联系客户的常用工具。遗憾的是，大部分社媒不欢迎第三方软件集成社媒功能。因此大部分社媒管理工具只能钻空子去做这些社媒的管理。
- 客户公海从原理上来讲很简单，就是一个公共的客户池。以赛恩美外贸CRM为例，可以设置各个级别的客户多久不联系掉落到公海中，与之配套的功能就是各个级别客户是否设置掉入公海，各个级别的客户数量限制，每个业务人员的客户数量限制。没有这些限制，公海功能将形同虚设。对于人员数量较多的外贸团队来说，还要考虑各个部门的公海是否要分隔，不然就会出现亚洲区销售领到欧洲客户的情况。
为什么需要外贸CRM软件来替代Excel呢？最主要的原因是，Excel虽然功能强大，但是无法实现立体化的管理，即客户列表不好查看每个客户的详细跟进情况和往来邮件等信息，也没法集成跟进提醒、附件管理等功能。因此，外贸CRM对于邮件管理重要的外贸团队来说，可以说是必然之选。
外贸CRM的分类
基于前面讲到的功能，最基础的外贸CRM，至少需要具备客户增删改查、跟进记录和提醒、邮件管理、公海机制、客户查重等功能。具体来说，我将外贸CRM分为以下几类：简易型外贸CRM、侧重于社媒管理的外贸CRM、侧重于团队业绩管理的外贸CRM、侧重于客户开发的外贸CRM。
- 简易型外贸CRM即只有基础功能的CRM，不需要客户开发、社媒管理等进阶功能，只需要解决客户信息留存、客户跟进记录、定时提醒的需要。邮件管理功能甚至可以用Foxmail来替代。
- 社媒型外贸CRM，又称为Social CRM，有些人简称SCRM，算是客户管理软件的一个细分领域。客户网站聊天、WhatsApp聊天、Facebook主页留言、WhatsApp Business Platform等等，可以通过软件来管理，从而解决网络访问、多端访问等问题。市场上有专注于某方面的插件或者集成了多个社媒管理的软件。涉及到社媒管理的功能，有些功能赛恩美外贸软件也是有的，比如WhatsApp的管理。有些功能我们力所不及，还有些功能我们认为并不重要，比如集中创作内容、多端发布这样的功能。常用的社媒就几家，复制粘贴一下就能解决的问题，非要做到软件里意义不大。
- 业务管理型外贸CRM，其实跟外贸进销存功能差别不大了，赛恩美外贸管理软件标准版就是这样的软件。简易型外贸CRM本身有他的局限性，就是没法很好的进行业绩管理。诚然，可以通过简单记录订单金额到客户上来实现客户业绩的汇总和培训，但是要记录订单详细情况，实现更多的数据统计，这样的功能就力所不逮了。而业绩管理型CRM通过订单管理、收款管理实现这样的效果：可以方便查看客户关联产品、关联订单等信息，可以按照客户业绩进行分类，可以将订单成交额和实际收款额分别进行管理，也可以形成丰富的业绩统计图表，比如每个业务人员的业绩统计、排名，团队的业绩排名、销售完成率，产品销售额排名等。
- 客户开发型外贸CRM，最初是由丰富客户资料这个需求而产生，即可以通过网络挖掘、企业数据库等工具丰富在谈客户的联系人信息、公司资料，后来客户开发的功能越做越多，跟客户管理密切结合。可以这样说，主流的外贸CRM厂商如今都结合了客户开发的功能，客户开发软件和CRM软件相互融合、互相学习。你买了外贸CRM，同时也买了外贸客户开发软件。
除了按功能划分，还可以按照SaaS模式（即按年收费）、终身版（又称为买断模式）来区分。基本上都是按照账号数量收费，大部分软件有一个最小起售数量来保证最低成本的涵盖。
怎样选择外贸CRM呢？
外贸CRM有这么多分类和功能，这些功能其实就是根据客户需求发展起来的。要选择合适的外贸CRM，就要想想自己的核心需求是什么，再找满足自己需求的软件。
需要简单记录客户的，选一个简单的软件，少花点钱，实现基础的功能就行。毕竟很多外贸团队处于初创阶段，没有那么多预算用在客户管理上。如果已经有了外贸客户开发软件或者ERP了，但现有软件没有或者不适合做外贸客户管理，也可以考虑选择简易型CRM。因为简易型CRM价格低，有些企业不专门做这个，只做更贵的软件，如果需求明确，可以排除这样的软件。对于简易型CRM来说，首先就是比较价格，在价格接近的基础上，看哪家的功能相对较全，看哪家的界面比较喜欢。客户跟进、客户数量的统计，可以图表化显示的话，就可以满足基本的数据管理需要。
社媒型CRM，就判断一下自己常用的社媒是哪些，看看社媒功能能否正常实现。国外社媒因为网络原因，很容易不稳定，这个大部分软件是无法避免的。另外看看能否满足自己记录社媒聊天、借助语料库来提升沟通效率。需要注意的是，因为群发消息是各家社媒如领英、WhatsApp深恶痛绝严厉打击的，社媒群发工具极不稳定，容易造成社媒封号，需慎重使用。
业务管理型外贸CRM的选择，主要应该关注各类数据统计。因为这类数据的积累和统计可以形成决策依据和管理依据，是使用者用这类软件的核心诉求。一般来说，专做社媒和客户开发的软件厂商及国内CRM厂商，这方面是很难做好的。因为业务型外贸CRM需要涉及到多币种、汇率变动、订单汇率和收款汇率的差异、国别分类和统计等特殊点，需要做专门的适配。通用CRM等软件为了照顾大部分用户，很难做差异化设计，也缺乏这方面的经验。专做外贸CRM的公司一般能解决专业性的问题，要从中做出选择，我认为应注意这几点：
- 客户、产品、销售、部门、国别等维度的统计数据要有。
- 要解决收款和订单的差异、订单和出口的差异这个问题。只有订单额的统计，没有收款额的统计，肯定是不行的。真实的业绩一定要以收款额为准。
- 要考虑是要纯粹录入还是做一定的业务审批，是每笔业务都审批还是只审批部分。这个功能要设计好比较难，自认为赛恩美在这方面还是做的较好的。
客户开发型外贸CRM跟单纯的客户开发软件相比，往往在客户管理方面做的更细。搜索客户时，如果是已有的客户，会有标签如本人客户、同事客户等等，可以避免重复工作；查看客户时，也可以丰富客户资料。客户开发型CRM最早是Salesforce等国外CRM企业搞的，主流的外贸CRM软件现在都是结合客户开发的，这方便了用户使用，当然也推高了软件成本。选择软件时候，最重要的是考虑一下易用性，因为功能越多，使用难度越大，特别对于很多电脑小白。另一方面，需要实际测试一下根据公司名或者域名挖掘联系人的数量、准确性。如果挖到的联系人数量多，但是很多是已经过期的，也没有意义。赛恩美外贸CRM在这方面结合了邮箱有效性验证，可以选择去验证判断邮箱是否真实有效从而过滤掉无效邮箱。
当然，这只是其中一个细节。要选择软件考虑的因素还有很多，归根到底是看一个软件的性价比。最便宜的软件一定是不好用的，最贵的软件也未必适合你。 另外，使用人数超过5个人的，除了按年付费之外，也可以考虑终身版，即用户自己购买本地服务器或者云服务器，做私有化部署，这样初次付费会高一点，后续每年的付费会低一点，数据安全性方面也更放心一些。
先了解自己需求和预算，再去对比研究各家外贸软件，才能做出一个最正确的决定。